חתונה: המבצע הגדול

איך בוחרים אולם ובר משקאות ועל מה צריך להקפיד? איך בוחרים די.ג'יי וצלם? ומה צריך לבדוק לפני שבוחרים סלון כלות? מדריך לארגון החתונה

  • פורסם 26/05/10

לאחר שקבעתם תקציב לארגון החתונה ולמדתם להיזהר ממלכודות כלכליות, הגיע הזמן להיכנס לעובי תכנון החתונה. כדי להפוך את המסע ליעיל ומאורגן, ממליצה רביב קורץ, מנכ"ל ובעלים של חוות אלנבי, לעשות שיעורי בית ולהגיע מוכנים לפגישות עם מתכנני האירוע. "חפשו כל מיני דרכים כדי להשיג כמה שיותר מידע שיעזור לכם בארגון החתונה: מגזינים, אתרי אינטרנט, ספרי מתחתנים, והחשוב מכל – ללמוד מחברים ומשפחה שהתחתנו. מומלץ לסדר את כל החומרים האלה בארגונית או בתוכנת מחשב, וכך לבחור את הספקים המתאימים לאופי האירוע".

השלב הראשון הוא מציאת האולם המתאים, אומר אבי אילון, יועץ האירועים של מתחם האירועים TROYA. "בוחרים תאריכים פנויים ומתחילים לחפש אולמות המתאימים לזוג מבחינת העלות, הקרבה לאזור המגורים ועיצוב המקום שצריך למצוא חן בעיני הזוג. לאחר שבוחרים את האולם המתאים מגיעים עם המשפחות וחותמים על התאריך המיוחל".

איך בוחרים את מקום האירוע?

שלומי לוי מחברת JOYDJS, מוזיקה לאירועים, מצביע על שורה של פרמטרים שיש להתייחס אליהם בבחירת המקום:
1. האם המקום מתאים לכמות המוזמנים?
2. האם המקום מציע שרותי קייטרינג בנפרד או בחבילה אחת. אם בנפרד - האם ניתן להכניס כל קייטרינג? אם כחבילה אחת - האם יש אפשרות בכל זאת להביא קייטרינג חיצוני (במידה שהוא לא לטעמכם)?
3. האם קיימות הגבלות על נותני שירות מסוימים (כגון אנשי הגברה, עיצוב וכדו') – כלומר: האם ניתן להשתמש בשירותיו של כל נותן שירות, אלא רק באלה שהמקום ממליץ עליהם? 
4. אילו תשלומים נוספים קיימים - תאורה, עמלת קייטרינג, עמלת מלצרים/ברמנים.
5. כמה מלצרים משרתים כל שולחן?
6. תעודת כשרות - רצוי לבדוק בטרם הסגירה האם המקום מאושר על ידי הרבנות לעריכת חופה.
7. האם קיימת שעת סיום לאירוע, ואם כן - מהי?
8. מהו מערך האבטחה במקום?
9. האם המקום מבוטח?
10. כל תשלום נוסף, כולל טיפים, חשוב לסכם לפני סגירת החוזה.

כדי להימנע מחתימת חוזה עם אולם אירועים מפוקפק, שעלול להיסגר יומיים לפני החתונה, ממליץ אלדד אהרוני, מבעלי גלריית לורנס ביפו העתיקה, לוודא כי למקום יש רישיון עסק, שמבטיח כי למקום יש פיקוח תברואתי, שהוא ערוך למקרה של שריפה ושיש לו ביטוח צד ג'. ודאו כי במקום יש גנרטור חירום ושיש בו נגישות לנכים במידת הצורך.

שימו לב שאין בתים בקרבת האולם, העלולים להזמין את המשטרה בשעה מוקדמת מהרצוי, ואם אתם רוצים לוודא כי המקום אינו על סף פשיטת רגל, חפשו מידע על המקום במאגרי מידע עסקיים כמו מאגרי דן אנד ברדסטריט או מאגר המידע החדש של ההוצאה לפועל, אשר יכולים להתריע על כך שהעסק נוטה שלא לעמוד בהתחייבויותיו, לא מכבד צ'קים או עומד בפני חדלות פירעון.

עוד ממליץ אהרוני לוודאי שבמקום יש מספיק מקומות חניה, שהוא ערוך לכל מזג אוויר, אם אתם מתחתנים בעונת מעבר, שבמקום יש אבטחה, וכן כספת לצ'קים, הסדר תשלומי תמלוגים לאקו"ם וחדר לחתן ולכלה.


חשוב לתאם מראש את המחיר ואת תאריך קבלת השמלה. צילום: photos to go

בחירת DJ וצלם

לאחר שבחרתם את התאריך והמקום, אתם יכולים להתחיל לקבוע עם אנשי מקצוע: די.ג'יי, צלם ומעצבת אירועים, "איתם כדאי לתאם כחצי שנה לפני האירוע", אומר אילון. מכיוון שחתונה עורכים בדרך כלל רק פעם בחיים, כדאי לבחור היטב את ה-DJ. כאשר מדובר ב-DJמקצועי, הבחירה אינה בין DJטוב לרע, אלא בהתאמתו של ה-DJלקהל המוזמנים שלכם.

לוי מצביע על שורה של קריטריונים לבחירת ה- DJ. בראש והראשונה זו הכימיה. "גם ה- DJ הכי מוכר בעולם והכי יקר שיש לא יגרום לחתונה להיות הצלחה אם לא ייווצר חיבור בינו לבין החוגגים, ולכן יש לשים לב שכבר בפגישה עם ה- DJ יש חיבור בינו לביניכם". בנוסף, חשוב לוודאי כי ל-DJיש ניסיון בחתונות, וכי יש לו את הציוד המתאים, כולל ציוד גיבוי במקרה שמשהו יתקלקל. מומלץ לבחור יחד איתו את סגנון המוזיקה לחתונה, ואף לבקר איתו באולם לפני החתונה במטרה להבין את ההליכה לחופה, להכיר את הסאונד ואת רחבת הריקודים.

בבואכם לבחור צלם לחתונה, כדאי לבדוק כמה נקודות חשובות:
* לבקש לראות תיק עבודות וידאו, סטילס ועיצוב.
* לבדוק מה כוללת החבילה - כמה תמונות מודפסות, סרט וידאו, DVD, עריכה, אלבום מעוצב, אלבומי הורים, הגדלות וכו'. זכרו - מה שלא נכלל בחוזה לא קיים!
* קביעת מקום מפגש ביום האירוע ואתרי צילום.
* קביעת שעת התחלה ושעת סיום.
* חשוב לסכם ולוודא מי הצלם שיצלם אתכם ביום האירוע.
* חשוב להדגיש לצלם תמונות מסוימות או אנשים מסוימים שאינכם רוצים לפספס.

  טישו ומחט לשעת חירום
  כדאי ומומלץ להכין תיק חירום ליום החתונה. ירין שחף ממליץ לשים בתיק טישו, מגבונים לחים, פודרה נטולת טלק וגלוס.
שלי גפני, הבעלים של מאדינה מילאנו, ממליצה להוסיף נעליים נוחות להחלפה, חוט לבן ומחט.

שמלה, שיער וסלון כלות

לאחר שסגרתם עם האולם, ה-DJ והצלם ישנה רגיעה, ותוכלו להתחיל לחפש מעצב/ת לשמלת הכלה, חליפה לחתן וגימיקים למיניהם, אומר אילון. לוי מדגיש כי עם זאת, חשוב להקפיד כי תהיה לכם כימיה עם המעצב/ת או התופר/ת, על מנת שהתוצאה שתתקבל תהיה הטובה ביותר ותקלע בדיוק לטעמה של הכלה.

בשמלה עם מחוך חשוב מאד שהמחוך ייתפר בדיוק לפי מידות הכלה, ושלא יהיה מחוך מוכן שיצריך תיקונים, על מנת שיהיה מותאם בדיוק לגוף במראה ובנוחות.

חשוב לתאם מראש את המחיר ואת תאריך קבלת השמלה. יש לסכם מראש על הדגם, הבד והצבע, על מנת למנוע תנודות קיצוניות במחיר. כמו כן חשוב לבדוק בדיוק מה כלול במחיר - הינומה, כיסוי חופה, כפפות, תכשיטים, נעליים.

 בעת בחירת החליפה לחתן, חשוב לוודא כי היא נוחה עבורו. אפשר להתאימה לגוני שמלת הכלה. בנוסף, מומלץ ביותר להביא מספר חולצות פשוטות יותר על מנת להחליף בזמן הריקודים. כדי לחסוך בעלויות, תוכלו לקנות שמלות כלה וחליפות באתרי יד שנייה למיניהם. יש להקפיד על נעליים נוחות לחתן ולכלה, ורצוי לקחת זוג נוסף איתכם למקרה הצורך.

בכל הנוגע לבחירת סלון כלות, כדאי להתייחס לכמה פרמטרים. ראשית יש לבדוק כמה כלות יהיו באותו יום, כדי להימנע מלחץ ועיכוב. לברר מה כולל הדיל - ג'קוזי, תסרוקת, איפור, ציפורניים, מסאז', ארוחת צהריים. חשוב שהכול יהיה רשום בחוזה לפני התשלום.

תספורת או צבע מומלץ לעשות אצל אותו מעצב השיער שיטפל בשיער ביום החתונה, על מנת להגיע לתוצאה המושלמת ביותר. רצוי לבצע איפור ותסרוקת ניסיון כשבועיים לפני האירוע, ובהזדמנות זו גם לשתף את מעצב השיער בצבע השמלה, בגזרה וכו', על מנת שיוכל להמליץ על תסרוקת מתאימה. אביזרים לשיער רצוי לסכם מראש ולכלול במחיר כדי למנוע הפתעות ביום החתונה.


בחרו בנעליים נוחות, וקחו איתכם זוג נוסף למקרה הצורך. צילום: photos to go

אם שותים - רוקדים

אחד הדברים החשובים שיש לסגור הוא חבילת הבר המתאימה לכם. "תפקידו של הבר האקטיבי הוא להיות מעורב בריקודים", אומר לוי, "ולהלהיב את הקהל בעזרת משקאות אלכוהוליים בצורות שונות ומיני גימיקים כגון קרטיבים, סוכריות קופצות וכדו’".

בעת בחירת הבר יש לשים דגש על הנושאים הבאים:

* הגדרת מידת האקטיביות של הבר – אקטיבי/ פסיבי/ משולב.
* הגדרת סוג ההופעה שתינתן על ידי הבר- רקדניות/ מופעי ג'אגלינג וכדו'.
* משקאות - תוצרת הארץ/חו"ל, אפשרויות השדרוג ותוספת המחיר בהתאם.
* חשוב להקפיד שהעובדים יהיו מעל לגיל 18.
* רצוי לראות את צוות העובדים (בייחוד הרקדנים/רקדניות) לפני האירוע, על מנת לבדוק אסטטיות וכדו’.
* חשוב לסכם האם הבר ייתן שירות גם במהלך קבלת הפנים או רק בריקודים.
* כל תשלום, כולל טיפים, חשוב לסכם לפני החתימה על החוזה.                                                          

שחף טל, סמנכ"ל בית הספר לברמנים "זמן אמיתי", ממליץ לבחור את הבר לאירוע על בסיס המלצות של חברים ואירועים שבהם הייתם בעבר. הוא ממליץ לבקש צ'ופרים דוגמת עמדת צ'ייסרים ברחבה ללא תוספת תשלום, רק מזהיר מפני ההצעה לשדרג את הבר במשקאות וגימיקים כאשר התשלום הוא לפי מספר האורחים. "ברוב הפעמים לא כל האורחים הם חובבי אלכוהול ולכן עדיף לרכוש באופן פרטי את הבקבוקים המבוקשים ולשלבם בבר".

כדאי לבדוק האם הגן או האולם מחויב לעבוד עם בר כזה או אחר, "אלמנט שלא מאפשר להתמקח על המחיר או ההיצע ברוב הפעמים", לבדוק את ספקי האלכוהול כדי לוודא שהאיכות טובה, ולשים לב לשירות, לסדר, לארגון, לניקיון, ליחס בעל הבר לזוג ולשאר הלקוחות. "דברו עם בעל הבר ותאמו ציפיות לפני האירוע. בקשות מיוחדות חייבות להיסגר לפני האירוע, כדי שלא יהיה הפתעות".

כחודשיים לפני האירוע מומלץ להיפגש עם מעצב האירוע, כדי לגבש את הקונספט העיצובי הכללי: עיצוב חופה, מרכזי שולחן ועיצוב כללי של האולם לאותו היום. גם כאן יש משחק בטווח המחירים ורצוי לערוך משא ומתן כדי להשיג את המחיר הטוב ביותר.

אילון מציין כי קיימות פגישות נוספות באולם הנבחר לפני יום החתונה. הראשונה היא ערב טעימות, כחלק מבחירת התפריט לחתונה; השניה היא סגירה מדוקדקת של התפריט עם השף; והשלישית היא פגישה עם מנהל האירועים, אשר נועדה לסגור את כל הנושאים שנותרו פתוחים, כגון סידורי ישיבה, מהלך הערב, זמני הוצאת מנות וכדו’.

בכל חוזה שתחתמו עם נותני השירותים, ממליצה הדר גורן מאתר מתחתנים, לקרוא בעיון את ההסכם עם כל אחד מהם, ולוודא שכל בקשותיכם כתובות בו לפני האירוע. "קראו את האותיות הקטנות ואל תתביישו לשאול הכל מראש ולעגן כל דבר בכתב. ביום החתונה לא תשבו עם הפנקסים, אז אל תתנו להפתעות הקטנות לקלקל לכם את הקו-לו-לו".

+ הוסף תגובה
תגובות ( תגובות ב- דיונים)

עכשיו בעמוד הבית של